Een middelgroot bouwbedrijf in Luik werkte aan een reeks woningbouwprojecten met een totaalwaarde van net onder 9 miljoen euro. De projectadministratie werd centraal bijgehouden, de budgetcontrole lag bij de projectleiders zelf. Achteraf bleek dat systeem een aantal structurele blinde vlekken te bevatten.
Rapportages kwamen te laat binnen
Kostenrapportages werden wekelijks ingediend, maar pas na twee weken verwerkt door de centrale administratie. Op het moment dat een afwijking zichtbaar werd in het systeem, was ze al drie weken oud. Correcties kwamen altijd achter de feiten aan. Bij snel stijgende materiaalprijzen was dit verschil bijzonder pijnlijk.
Projectleiders beoordeelden afwijkingen zelf
Er was geen onafhankelijke toetsing van wat een significante afwijking was. Projectleiders die zelf verantwoordelijk waren voor het budget, hadden een begrijpelijk belang bij een gunstige interpretatie. Kleine afwijkingen werden te snel als tijdelijk bestempeld. Cumulatief effect werd zelden berekend.
Geen onderscheid tussen hoeveelheids- en prijsafwijkingen
Als materiaalkosten uitliepen, was onduidelijk of dit kwam door meer verbruik, hogere prijzen of een combinatie van beide. Zonder die uitsplitsing was het onmogelijk om gerichte bijsturingen te doen. Het bedrijf paste de planning aan op basis van aannames die niet waren geverifieerd.
Na het invoeren van een tweewekelijkse externe review door een onafhankelijke controller en een verplichte uitsplitsing van afwijkingen naar type, werden de afwijkingen op twee pilootprojecten aanzienlijk vroeger gedetecteerd dan daarvoor het geval was geweest.