Een dienstverlenend bedrijf in Brussel met activiteiten in hr-consultancy had een degelijk budgetsysteem. De boekhouding klopte, de rapporten waren tijdig. Toch kwamen interne beslissingen keer op keer verkeerd uit. Na een externe review bleek het probleem niet in de cijfers te zitten, maar in de aannames die aan de analyse ten grondslag lagen.
Vaste kosten werden behandeld als variabel
Bepaalde personeelskosten werden begroot als variabel, gekoppeld aan projectvolume. In werkelijkheid waren dit semi-vaste kosten die pas bij een bepaalde drempel veranderden. Elke maand zonder grote projecten leverde een schijnbare afwijking op die het team probeerde te verklaren, terwijl er structureel niets mis was.
Afwijkingen werden beoordeeld zonder seizoenscorrectie
De dienstverlening kende een duidelijk seizoenspatroon, maar het budget was lineair verdeeld over twaalf maanden. Elk jaar in februari en augustus waren er grote negatieve afwijkingen die het management ongerust maakten. Een eenvoudige seizoenscorrectie had dit beeld volledig veranderd, maar niemand had die stap ooit gezet.
De analyse-eigenaar ontbrak
Rapporten werden opgemaakt door de boekhouding en besproken door het management, maar niemand was verantwoordelijk voor de interpretatie. Vragen over afwijkingen werden doorgespeeld zonder dat iemand ze echt beantwoordde. Elke vergadering eindigde met actiepunten die niemand oppakte.
Het aanstellen van een interne controller die expliciet verantwoordelijk was voor de interpretatie en de opvolging van afwijkingen, loste meer op dan welk systeem ook had kunnen doen.